Vergaderen met AI: van opname naar verslag met actiepunten

Na een overleg weet iedereen ongeveer wat er is afgesproken, en een week later weet niemand het meer precies. Een verslag lost dat op, maar het maken ervan blijft vaak liggen. Dat werk kan een AI grotendeels van je overnemen. Van een uitgeschreven gesprek of je eigen aantekeningen maakt hij in een paar minuten een verslag met besluiten en actiepunten. Er zitten wel valkuilen in, van toestemming voor de opname tot een “misschien” dat in het verslag ineens een afspraak is geworden.

Eerst toestemming

Wil je een overleg opnemen of laten uitschrijven, vraag dat dan aan het begin aan iedereen, en zeg wat je ermee doet, zoals wie het verslag krijgt en wanneer je de opname weggooit. Programma’s voor videobellen laten vaak zelf zien dat er wordt meegeschreven. In Microsoft Teams krijgen alle deelnemers een melding, en in Google Meet verschijnt rechtsboven in beeld een pictogram. Zo’n melding is alleen nog geen toestemming. Als je het gewoon vraagt, voelt niemand zich achteraf overvallen.

Een uitgeschreven gesprek staat vol namen en dingen die mensen hebben gezegd. Dat zijn persoonsgegevens. Ga er net zo zorgvuldig mee om als met andere gegevens over mensen, ook als je de tekst aan een AI geeft. Wat de wet precies van je vraagt, hangt af van je situatie, en dit is geen juridisch advies. Werk je met personeel, lees dan ook Persoonsgegevens en AI op het werk.

Wees voorzichtig met losse notuleerprogramma’s die als extra deelnemer in je gesprek meeluisteren. Die sturen het hele gesprek naar weer een ander bedrijf. Kijk eerst wat dat bedrijf met de opnames doet, en vraag de anderen of ze dat goed vinden.

Uitschrijven

Een uitgeschreven gesprek heet een transcript. In Teams kunnen de organisator en de mede-organisatoren het transcript na afloop downloaden, bijvoorbeeld als Word-bestand. Google Meet zet het transcript in de Google Drive van de organisator, bij een deel van de abonnementen van Google Workspace. Welke mogelijkheden jij hebt, hangt dus af van je abonnement. Heb je alleen een geluidsopname, kijk dan of het programma waarmee je opnam er een transcript van kan maken, en werk daarna met de tekst.

Zit je aan tafel zonder computer, schrijf dan zelf mee in steekwoorden. Dat werkt beter dan je zou denken. Een AI maakt van rommelige steekwoorden prima zinnen, zolang de afspraken erin staan.

Een transcript is nooit foutloos. Namen en vaktermen worden verkeerd verstaan, en soms valt een “niet” weg, waardoor een zin het omgekeerde zegt. Het hele transcript nalezen kost te veel tijd, maar kijk straks in het verslag extra goed naar de zinnen waar het op aankomt.

Van tekst naar verslag

Lees het transcript eerst snel door. Ging een deel over iemands gezondheid of over hoe iemand functioneert, haal dat deel er dan uit voordat je de tekst aan een AI geeft. Zulke gegevens horen niet in een AI-dienst, tenzij je zeker weet dat het mag.

Plak de rest in een nieuw gesprek, met een opdracht als deze:

Hieronder staat het transcript van ons overleg. Maak er een kort verslag van met drie kopjes: Besloten, Wie doet wat (met datum), en Nog open. Schrijf alleen op wat iemand echt heeft toegezegd. Een idee of een “misschien” hoort bij Nog open, met de naam van wie het noemde. Noteer aan het eind ook waar we het niet over eens werden.

De zin over het “misschien” is de belangrijkste. Zonder die zin maakt een AI van een idee soms een afspraak, omdat een verslag met duidelijke actiepunten er nu eenmaal beter uitziet. De laatste zin vangt iets op wat een samenvatting graag weglaat: onenigheid. Een AI maakt van een overleg makkelijk een vriendelijker verhaal dan het was.

Neem als voorbeeld Pieter, keramist. Hij deelt een werkplaats met twee andere makers, en elke maand overleggen ze over het gebruik van de oven en over de open dag. In het transcript zegt een van de anderen dat ze “misschien wel even kan kijken” naar een nieuwe oven. In het eerste verslag dat Pieter liet maken, zonder de zin over het “misschien”, stond dat zij voor de volgende keer offertes voor een nieuwe oven zou opvragen. Met de opdracht hierboven staat het bij de open vragen, met haar naam erbij. Dat scheelt een ongemakkelijk gesprek een maand later.

Hetzelfde werkt na een gesprek met een klant. Typ na afloop je aantekeningen in, en vraag om een korte mail aan de klant met wat jullie hebben afgesproken en wat jij nu gaat doen. Zo’n bevestiging voorkomt misverstanden, en de klant ziet dat je goed hebt geluisterd. Lees hem wel na op bedragen en data voordat je hem verstuurt, want dat zijn precies de dingen die een klant later terugleest.

Nakijken voordat je het rondstuurt

Loop elk actiepunt langs. Heeft deze persoon dit echt toegezegd, en is die datum echt genoemd? Kijk ook naar namen en bedragen, want die gaan in een transcript makkelijk mis. Leg het verslag naast je eigen herinnering, en stuur het daarna naar de deelnemers met de vraag of het klopt. Dat kost hen een minuut, en het voorkomt dat er een week later twee versies van dezelfde afspraak rondgaan.

Waarom een AI soms dingen opschrijft die niemand heeft gezegd, lees je in Waarom AI soms dingen verzint. Bij verslagen gaat het meestal niet om iets wat uit het niets is verzonnen, maar om een gat dat netjes is opgevuld.

Als je het vaker doet

Overleg je elke week met dezelfde mensen, leg je opdracht dan vast in een project, met een verslag dat goed was als voorbeeld. Dan begin je elke keer met het plakken van het transcript, en hoef je de opdracht niet steeds opnieuw te typen.

Een AI kan ook helpen vóór het overleg. Laat een agenda maken waarin bij elk punt staat wat het doel is: een besluit nemen, of alleen bespreken. Zet het punt waarover beslist moet worden niet achteraan, want aan het eind van een overleg is de aandacht op.

Werk je met een team, spreek dan ook samen af hoe jullie met opnames en transcripten omgaan, bijvoorbeeld wie mag opnemen en hoe lang een transcript bewaard blijft. Zulke afspraken passen goed op de pagina uit AI-afspraken op het werk, op één pagina.

Vraag bij je volgende overleg aan het begin of iedereen het goed vindt dat er wordt meegeschreven. Bewaar het transcript, gebruik de opdracht hierboven, en stuur het verslag nog dezelfde dag rond met de vraag of het klopt. Na twee of drie keer weet je precies waar je in de verslagen van de AI op moet letten.