AI en je rekenblad: hulp bij formules en rommelige gegevens

Het rekenblad waarin je je omzet bijhoudt, is misschien jaren geleden opgezet, door jezelf of door je boekhouder, en sommige formules erin snap je niet meer. Een AI-assistent kan uitleggen wat er in zo’n blad gebeurt en een formule schrijven die je zelf niet bedenkt. Ook een rommelige export uit je boekingssysteem of kassa zet hij om in iets wat je kunt gebruiken. Er zijn twee plekken waar het vaak misgaat: de taal van je Excel, en uitkomsten die niemand nakijkt.

Een formule laten uitleggen

Plak een formule die je niet begrijpt in een gesprek, en vraag wat hij doet, stap voor stap en in gewone taal. Vraag er ook bij wat er gebeurt als een cel leeg is of tekst bevat in plaats van een getal. Daar zitten vaak de verrassingen. Zo leer je je eigen rekenblad kennen, en zie je soms een fout die er al jaren in zat.

Snap je de uitleg half, vraag dan door met een voorbeeld: “Wat komt er in deze cel als in kolom B tien staat en in kolom C niets?” Met een concreet getal wordt een formule ineens een stuk minder abstract.

Een formule laten schrijven, in het Nederlands

Andersom kan ook: beschrijf wat je wilt uitrekenen, en laat de AI de formule maken. Zeg er dan altijd bij welk programma je gebruikt en in welke taal het staat. In een Nederlandse Excel hebben de functies Nederlandse namen. SUM heet daar SOM, IF heet ALS, SUMIFS heet SOMMEN.ALS en VLOOKUP heet VERT.ZOEKEN. Tussen de onderdelen van een formule staat een puntkomma in plaats van een komma, omdat de komma bij ons al voor de decimalen wordt gebruikt.

Dezelfde formule ziet er in de twee talen zo uit. Hij telt de bedragen in kolom C op van alle regels waar in kolom D “open” staat:

Engelse Excel:     =SUMIFS(C2:C200,D2:D200,"open")
Nederlandse Excel: =SOMMEN.ALS(C2:C200;D2:D200;"open")

Typ je in een Nederlandse Excel een Engelse functienaam, dan krijg je de foutmelding #NAAM?, omdat Excel die naam niet kent. Daarnaast moeten de komma’s puntkomma’s worden, anders klopt de formule niet. De volgorde van de onderdelen kan je ook verrassen. Bij SOM.ALS staat het bereik dat je optelt achteraan, bij SOMMEN.ALS juist vooraan, zoals Microsoft zelf uitlegt. Geeft een formule een vreemd getal, kijk dan eerst daarnaar.

Vraag ook om een paar regels voorbeeldgegevens waarmee je de formule kunt testen. Probeer hem eerst op die regels, en zet hem pas daarna in je echte blad. Werk je in Google Spreadsheets of in Numbers, zeg dat er dan bij, want de schrijfwijze kan daar weer anders zijn.

Wil je het zelf leren in plaats van alleen een werkende formule te hebben, vraag dan eerst om een hint en schrijf de formule zelf. Laat de AI daarna je poging nakijken. Hoe je zo leert zonder dat de AI alles voor je doet, lees je in Leren met AI.

Rommelige gegevens opschonen

Neem als voorbeeld Sanne, yogadocent. Uit haar boekingssysteem haalt ze elk kwartaal een lijst met alle boekingen. Die lijst is rommelig: dezelfde deelnemer staat er met twee schrijfwijzen in, sommige datums zijn tekst in plaats van een datum, bij de bedragen staat soms een euroteken, en een paar regels staan er dubbel in omdat ze twee exports aan elkaar plakte. Ze wil per maand weten hoeveel er is geboekt en betaald.

Ze maakt een kopie van het bestand, vervangt de namen door een nummer, en zet de kopie in een gesprek met Claude. Claude kan dan echt met het bestand werken. Het schrijft daarvoor een klein programma en voert dat uit, in plaats van de uitkomst te voorspellen. Die functie heet Code execution and file creation, staat bij de persoonlijke abonnementen standaard aan, en vind je onder Settings en dan Capabilities (uitleg van Anthropic). Claude maakt de lijst schoon en levert een nieuw Excel-bestand met de totalen per maand en formules die werken, zodat Sanne er zelf mee verder kan. Ze vraagt erbij om op te schrijven wat er is veranderd, zoals welke regels als dubbel zijn weggehaald, zodat ze dat kan nalopen.

Werk je veel in Excel, dan is er ook Claude for Excel, een invoegtoepassing waarmee je Claude in Excel zelf gebruikt, bij de abonnementen Pro, Max, Team en Enterprise. Claude verwijst in zijn antwoorden naar de cellen waar het over gaat, en waarschuwt voordat het gegevens overschrijft. Anthropic zegt er zelf bij dat je het niet moet gebruiken voor eindwerk voor een klant zonder dat een mens het nakijkt, en alleen met rekenbladen die je vertrouwt. Een bestand van buiten kan verborgen instructies bevatten die Claude iets anders laten doen dan jij vroeg.

Nakijken

Rekent Claude met code, dan zijn de sommen zelf meestal goed. De fouten zitten vaker in hoe het je bestand heeft gelezen. Het lastigste is het verschil tussen onze schrijfwijze en de Engelse. Wij schrijven tweeënhalfduizend als 2.500, maar in het Engels is 2.500 gewoon twee en een half. Leest een AI je bedragen op de Engelse manier, dan klopt er niets meer van, terwijl de berekening er keurig uitziet. Datums hebben hetzelfde probleem, want 01-02 kan de eerste februari zijn of de tweede januari.

Andere bekende fouten zijn een kolom die op de goede lijkt, zoals een bedrag met btw in plaats van zonder, en een totaalregel onderaan die gewoon wordt meegeteld. Dan is de uitkomst ineens het dubbele.

Daarom laat je Claude eerst beschrijven wat het in je bestand ziet, zoals welke kolommen er zijn en over welke periode het gaat. Klopt dat met wat je zelf weet, dan pas stel je je vraag. Laat daarna de uitkomst per maand zien, en reken er zelf één na in je eigen blad. Komt dat ene getal overeen, dan heb je meer vertrouwen in de rest. Laat je een grafiek maken, kijk dan ook of de verticale as bij nul begint. Begint hij bij een hoog getal, dan lijkt een kleine daling ineens een ineenstorting. Waarom een AI zo zeker kan klinken terwijl het mis is, lees je in Waarom AI soms dingen verzint.

Gaat het om btw of belasting, laat Claude het dan gerust uitleggen, maar kijk de regels na op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.

Wat er niet in hoort

Een rekenblad bevat vaak meer persoonsgegevens dan je denkt: namen, adressen, mailadressen, soms rekeningnummers. Voor een overzicht per maand heeft een AI die niet nodig. Werk daarom altijd in een kopie, en vervang namen door een nummer voordat je het bestand deelt. Het origineel blijft dan bij jou. Meer daarover lees je in Wat je wel en niet in een AI-chat zet.

Neem vandaag één formule uit je eigen rekenblad die je niet begrijpt, en laat hem uitleggen. Daarna schrijf je samen met de AI een formule voor iets wat je nu nog met de hand uitrekent, en test je hem op een paar regels. Wil je later elke week vanzelf een overzicht uit je cijfers, lees dan Een weekrapport dat zichzelf schrijft.