Mails schrijven met AI, zonder dat het klinkt als AI

Veel mails die met AI zijn geschreven, lijken op elkaar. Ze beginnen met “Ik hoop dat deze mail je goed bereikt” en eindigen met “Aarzel niet om contact op te nemen”. Daartussen staan vaak drie alinea’s waar één genoeg was. Veel lezers merken dat, en een mail die als een sjabloon klinkt, voelt minder persoonlijk. Dat ligt niet aan de AI zelf. Een taalmodel dat niets over jou weet, schrijft zoals een gemiddelde zakelijke mail klinkt. Wil je dat een mail klinkt als jij, dan moet de AI weten hoe jij klinkt.

Waarom mails van AI op elkaar lijken

Een AI-assistent bouwt zijn tekst op uit wat waarschijnlijk is. Zonder verdere informatie is dat de gemiddelde zakelijke mail: een beleefde opening, een excuus voor de zekerheid, een samenvatting aan het eind en een slot waarin hulp wordt aangeboden. Elk van die dingen is los best te verdedigen. Samen maken ze de mail herkenbaar als AI.

Daar komt bij dat een AI de neiging heeft om te veel te schrijven. Een extra zin om iets te verzachten, of een opsomming waar een gewone zin genoeg was. Jij weet wat je lezer al weet en wat hij nodig heeft. De AI weet dat alleen als je het zegt.

Geef je eigen toon mee

De snelste manier om een AI te laten schrijven zoals jij, is hem een paar mails van jezelf te laten lezen. Kies twee of drie mails die je goed vond, haal namen en andere gegevens van klanten eruit, en vraag de AI om je manier van schrijven te beschrijven in een paar korte regels: hoe je begint en afsluit, hoe lang je zinnen zijn, of je je of u zegt, en wat je nooit doet. Lees die regels kritisch, want ze kloppen zelden in één keer, en verbeter wat niet klopt.

Die regels geef je daarna mee bij elke nieuwe mail. Voorbeelden werken beter dan omschrijvingen: ook Anthropic raadt in zijn uitleg over goede vragen aan om bij een stijl te laten zien wat je bedoelt, in plaats van het te beschrijven. Zeg er wel bij wat de AI van een voorbeeld moet overnemen, zoals de toon en de lengte, en dat de inhoud nieuw is. Anders neemt hij soms hele zinnen over.

Gebruik je de regels vaak, zet ze dan één keer vast, zodat je ze niet meer hoeft te plakken. Dat kan in de instructies van een project of in een skill. Hoe dat werkt, staat in Je vaste werkwijze vastleggen voor AI.

Een voorbeeld: Sanne verhoogt haar prijzen

Neem als voorbeeld Sanne, yogadocent. Vanaf januari worden haar lessen duurder, en dat moet ze haar vaste deelnemers vertellen. Haar eerste poging is kort:

Schrijf een mail aan mijn deelnemers dat de lessen duurder worden.

Ze krijgt een formele mail die begint met “Wij begrijpen dat dit vervelend nieuws is”, met een lange uitleg over gestegen kosten en een excuus in bijna elke alinea. Sanne werkt alleen en zegt nooit “wij”. Zo klinkt ze niet.

De tweede keer geeft ze mee wat de AI moet weten:

Ik geef yogales in kleine groepen en schrijf mijn deelnemers één keer per maand. Vanaf januari worden de losse les en de tienrittenkaart duurder; de nieuwe bedragen zet ik er zelf in als [bedrag]. Ik wil het kort en eerlijk zeggen: mijn zaalhuur is omhooggegaan, en ik heb de prijzen drie jaar gelijk gehouden. Wie nog in december een kaart koopt, betaalt de oude prijs. Mijn schrijfregels: ik zeg je, ik begin zonder aanloop, ik gebruik geen uitroeptekens en ik sluit af met “Tot op de mat, Sanne”. Schrijf hooguit 120 woorden, in de ik-vorm, zonder excuses en zonder zinnen als “aarzel niet om contact op te nemen”.

Nu krijgt ze een korte mail die meteen met het nieuws begint en eindigt met haar eigen groet. Ze leest hem hardop, verandert één zin die ze anders zou zeggen, vult de bedragen in en verstuurt hem.

Zeg wat de lezer moet doen

“Maak het korter” levert meestal een iets kortere versie op van dezelfde mail. Het werkt beter als je zegt wat de lezer moet doen, en hoeveel ruimte er is. Bijvoorbeeld: “Schrijf het zo dat de klant na twee zinnen weet wat ik van hem vraag. Hooguit vijf zinnen. De achtergrond over de planning mag eruit.” Dan weet de AI wat belangrijk is en wat weg kan.

Voor een bericht in een app werkt het net zo. Vraag om een versie van twee zinnen voor WhatsApp, en zeg erbij of de ontvanger je kent. Een bericht aan een vaste klant mag losser dan een eerste contact. Hoe je zo’n vraag in het algemeen opbouwt, lees je in Een goede vraag stellen aan AI.

Wat je eruit haalt

Ook met goede regels sluipen er zinnen in die je nooit zelf zou schrijven. Deze haal ik er bijna altijd uit:

• Openingen als “Ik hoop dat deze mail je goed bereikt”, en een bedankje als er niets te bedanken valt.
• Slotzinnen als “Aarzel niet om contact op te nemen” of “Ik kijk uit naar je reactie”, als je dat niet echt meent.
• Excuses in elke alinea, en woorden die alles groter maken dan het is.
• Rijtjes van drie mooie woorden achter elkaar, en uitroeptekens.
• Lange gedachtestreepjes midden in een zin. Die zie je in Nederlandse mails zelden, en in teksten van AI vaak.
• Een samenvatting aan het eind van wat er net al stond.

Je kunt de AI dat ook zelf laten doen: “Haal alle zinnen weg die ik niet zou zeggen als ik de klant aan de telefoon had.” Lees de mail daarna hardop. Waar je struikelt of je ongemakkelijk voelt, staat meestal een zin die niet van jou is.

Lastige mails en gegevens van klanten

Bij een klacht of een betalingsherinnering helpt een AI op een andere manier. De beslissing neem jij: wat bied je aan, en wat niet. De AI helpt je die beslissing rustig op te schrijven. Vraag er ook bij wat er in je concept defensief of onduidelijk klinkt. Gaat het om iets persoonlijks, schrijf de kern dan zelf, en laat de AI hooguit helpen om het korter te maken.

Voor een goed antwoord heeft de AI de situatie nodig, niet de persoon. Haal namen en ordernummers uit de mail van een klant voordat je hem plakt, en zet er [naam] voor in de plaats. Waarom, lees je in Wat je wel en niet in een AI-chat zet.

Je kunt Claude ook aan je Gmail koppelen. Dan zoekt Claude in je mail en zet het concepten klaar, en voordat het een mail verstuurt of doorstuurt, vraagt het standaard eerst jouw toestemming, volgens de uitleg van Anthropic. Bedenk wel dat Claude dan ook mails kan lezen waarin gegevens van klanten staan. Zo’n koppeling is dus een keuze die je bewust maakt.

Zoek vandaag drie mails van jezelf die je goed vond, laat de AI er schrijfregels uit halen, en verbeter die regels tot ze kloppen. Gebruik ze bij de eerste mail die je al een paar dagen voor je uit schuift. Voor de teksten op je website werkt het op dezelfde manier; daarover gaat Websiteteksten met AI die klinken als jij.