Persoonsgegevens en AI op het werk

Zet een medewerker gegevens van klanten in een AI-chatbot terwijl dat tegen jullie afspraken ingaat, dan is dat volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een datalek. Is het juist jullie beleid om dat te doen, dan noemt de AP het geen datalek, maar wel vaak iets wat niet mag. Allebei wil je voorkomen. Dat doe je met duidelijke afspraken over welke gegevens er nooit in gaan, en door voor werk met persoonsgegevens alleen een dienst te gebruiken waarmee je een verwerkersovereenkomst hebt. Hieronder leg ik uit wat dat betekent, wat een zakelijk abonnement anders maakt en wat je doet als het toch misgaat. Over de persoonlijke kant, wat je zelf wel en niet in een chat zet, gaat Wat je wel en niet in een AI-chat zet. Dit is uitleg, geen juridisch advies.

Wanneer het een datalek is

Een datalek is toegang tot persoonsgegevens zonder dat dat mag of de bedoeling is. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand te herkennen is, dus niet alleen een naam. Ook een omschrijving zonder naam kan iemand verraden, zoals “de klant met de bloemenzaak op de hoek van het plein”. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming.

In augustus 2024 meldde de AP dat er meerdere meldingen van zulke lekken waren binnengekomen. Een medewerker van een huisartsenpraktijk had medische gegevens van patiënten in een chatbot gezet, en bij een telecombedrijf ging een bestand met onder meer adressen van klanten dezelfde weg. De AP wees erop dat de meeste bedrijven achter chatbots alles opslaan wat je invoert, vaak zonder dat de medewerker dat beseft, en zonder dat de klant om wie het gaat er iets van weet. Er hoeft niemand in te breken: het lek is de handeling zelf.

Wat een verwerkersovereenkomst regelt

Laat je een ander bedrijf persoonsgegevens verwerken in jouw opdracht, dan is dat bedrijf volgens de AVG een verwerker, en ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor is een schriftelijke verwerkersovereenkomst verplicht. Ontbreekt die, dan zijn volgens de AP allebei de partijen in overtreding. In zo’n overeenkomst staat onder meer dat de verwerker de gegevens alleen op jouw instructie gebruikt en niet voor eigen doelen, dat hij ze goed beveiligt, dat hij je helpt als er een datalek is, en dat hij de gegevens na afloop verwijdert.

Bij Claude zit die verwerkersovereenkomst in de zakelijke voorwaarden van Anthropic, die gelden voor de zakelijke abonnementen Team en Enterprise en voor de API. Voor klanten in de EU is Anthropic Ireland de partij waarmee je zaken doet. Anthropic schrijft daarnaast dat gesprekken uit die zakelijke producten standaard niet worden gebruikt om modellen te trainen, tenzij je zelf iets terugmeldt met de duimpjes of er uitdrukkelijk voor kiest.

Bij de persoonlijke abonnementen, Free, Pro en Max, is het anders geregeld. Daar kies je zelf of je gesprekken mogen worden gebruikt om Claude te verbeteren, en de consumentenvoorwaarden zijn bedoeld voor persoonlijk gebruik. Een verwerkersovereenkomst hoort er niet bij. Gebruik je Claude voor je bedrijf, kijk dan op claude.com/pricing welk abonnement bij je gebruik past, en lees de voorwaarden. Gebruik je een andere dienst, zoek dan na of daar een verwerkersovereenkomst bij hoort en wat er met je gegevens gebeurt.

Wat er verder bij komt kijken

Een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst is een voorwaarde, geen vrijbrief. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je met de gegevens doet. Je hebt een geldige reden nodig om ze zo te gebruiken, en je gebruikt niet meer gegevens dan nodig. In je privacyverklaring vertel je klanten wat je met hun gegevens doet. Bij gezondheidsgegevens zijn de regels strenger, en zorgverleners hebben daarbovenop een beroepsgeheim. Zoek in zo’n geval eerst uit wat er mag, bij de AP of bij je beroepsvereniging.

Vaak heb je de persoonsgegevens niet eens nodig. Een mail aan een klant schrijf je net zo goed met “de klant” in plaats van een naam. Een samenvatting van een dossier lukt ook als je de naam, het adres en andere herkenbare details weglaat. Dat is de eenvoudigste afspraak die er is: wat niet in de chatbot staat, kan er ook niet uitlekken. Hoe je zulke afspraken op één pagina zet, staat in AI-afspraken op het werk, op één pagina.

Een voorbeeld: een verwijsbrief in een chatbot

Fatima heeft een praktijk voor fysiotherapie met vier mensen. Het is een verzonnen voorbeeld. Een nieuwe medewerker vertelt haar dat ze een verwijsbrief van een huisarts in een gratis chatbot heeft gezet om hem te laten samenvatten, met de naam en de klachten van de patiënt erin. Fatima volgt het stappenplan dat de AP voor elk datalek geeft:

1. Overzicht krijgen. Wat is er gedeeld, in welke dienst, over hoeveel mensen en wanneer?
2. De schade beperken. Ze laat het gesprek uit het account verwijderen. Dat maakt het versturen niet ongedaan, maar zo staat het niet langer in dat account.
3. Beoordelen of ze het moet melden bij de AP. Dat moet binnen 72 uur nadat ze ervan weet, tenzij het lek waarschijnlijk geen risico oplevert voor de patiënt. Bij gezondheidsgegevens moet je volgens de AP in elk geval rekening houden met een hoog risico. Twijfel je, dan raadt de AP aan om toch te melden.
4. Beoordelen of ze de patiënt moet informeren. Dat moet als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor hem oplevert.
5. Vastleggen in haar datalekregister. Elk datalek hoort daarin, ook als ze het niet meldt.

Daarna doet ze wat minstens zo belangrijk is. Ze bedankt de medewerker voor het melden. In een team waarin je een fout durft toe te geven, hoor je het snel als er iets misgaat, en bij een termijn van 72 uur is dat precies wat je nodig hebt. En ze zet op haar afsprakenkaart dat brieven van huisartsen nooit in een chatbot gaan, ook niet om samen te vatten.

Een lek op je eigen website, bijvoorbeeld door een formulier dat gegevens openbaar zet, vraagt een eigen aanpak. Daarover gaat Een datalek op je eigen site: de eerste 72 uur.

Afspraken die het voorkomen

De AP raadt aan om met je medewerkers duidelijk af te spreken of ze chatbots mogen gebruiken, en zo ja, welke gegevens er wel en niet in mogen. Maak die afspraken concreet. Noem welke diensten jullie gebruiken en met welk account, en welke gegevens er nooit in gaan. Zet er ook bij wie iemand belt als het misgaat, en zorg dat dat zonder drempel kan. Bespreek het in het teamoverleg en zet het in je dossier voor AI-geletterdheid, zoals beschreven in AI-geletterdheid: wat moet je als ondernemer echt doen?

Kijk deze week na met welk account jij en je mensen een chatbot gebruiken, en of er persoonsgegevens in terechtkomen. Lees de waarschuwing van de AP over chatbots en datalekken, het stappenplan bij een datalek en de uitleg over de verwerkersovereenkomst. Gebruik je Claude zakelijk, dan staat op de privacypagina van Anthropic hoe het met training zit. Zet daarna het stappenplan op één pagina en vertel iedereen waar het staat.