AI-afspraken op het werk, op één pagina

De beste AI-afspraken die ik ken, passen op één pagina en hangen op een plek waar mensen ze zien. Een beleidsstuk van twintig pagina’s leest niemand op het moment dat het ertoe doet: als iemand een klacht van een klant in een chatbot wil plakken, of als een collega een tekst van AI naar een klant wil sturen. Eén pagina die per situatie zegt wat wel en niet mag, wordt wel gebruikt. Een AI-beleid is niet verplicht, schrijft de KVK, maar het helpt je mensen veilig te werken. En duidelijke afspraken zijn precies wat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aanraadt om datalekken via chatbots te voorkomen. Hieronder staat wat erop hoort, een uitgewerkte voorbeeldkaart en hoe je hem samen met je team maakt.

Waarom één pagina beter werkt

Afspraken over AI moet je kunnen toepassen op het moment zelf. Mag dit erin, en wie bel ik als het mis is gegaan? Als het antwoord op zulke vragen in een lang document staat, zoekt niemand het op. Dan doet iedereen wat hij zelf het handigst vindt, en dat is precies waar het misgaat.

Een korte kaart dwingt je ook om te kiezen. Je schrijft niet “wees voorzichtig met gevoelige informatie”, want daar kan niemand iets mee. Je schrijft welke gegevens er nooit in gaan, zo concreet dat een nieuwe collega het op de eerste dag begrijpt.

De kaart telt bovendien als maatregel voor AI-geletterdheid, waar artikel 4 van de AI-verordening om vraagt. De AP noemt een document over hoe je als organisatie met AI omgaat zelf als voorbeeld. Hoe die afspraken passen in de vier stappen van de AP, lees je in AI-geletterdheid: wat moet je als ondernemer echt doen?

Wat erop hoort

Op een goede kaart staan in elk geval deze onderdelen. Ze komen deels uit de lijst die de KVK voor een AI-beleid geeft, en deels uit de waarschuwing van de AP over chatbots en datalekken.

• Welke AI-diensten jullie gebruiken, met welk account, en wie toestemming geeft voor een nieuwe.
• Waarvoor jullie AI wel gebruiken, en waarvoor niet.
• Welke gegevens er nooit in gaan, met voorbeelden.
• Wat een mens altijd nakijkt voordat het naar buiten gaat, en wat hij dan in het bijzonder controleert.
• Hoe jullie eerlijk zijn tegenover klanten over het gebruik van AI.
• Voor wie de afspraken gelden, ook freelancers en stagiairs.
• Wie je belt bij twijfel of als er iets misgaat, en waar het plan voor een datalek staat.
• Wanneer jullie de kaart opnieuw bekijken.

Bij het nakijken hoort één ding extra aandacht. Een chatbot verzint soms een naam, een datum of een getal, en brengt dat net zo stellig als iets wat klopt. Waarom dat gebeurt, staat in Waarom AI soms dingen verzint, en hoe je dat merkt. Zet daarom op de kaart dat namen, data, bedragen en beloftes apart worden nagekeken.

Een voorbeeldkaart

Lotte is fotograaf, met een assistent en een vaste freelance retoucheur. Het is een verzonnen voorbeeld. Ze gebruikt Claude met een zakelijk account voor mails, offertes en teksten op haar site, en haar fotoprogramma heeft AI-functies om achtergronden aan te vullen of iets weg te halen. Haar kaart ziet er zo uit.

AI-afspraken van de studio, versie van 7 oktober 2026

• Wat we gebruiken. Claude, alleen met het zakelijke account van de studio, en de AI-functies in ons fotoprogramma. Een andere AI-dienst of koppeling gebruiken we pas als Lotte het goed heeft gevonden.
• Waarvoor wel. Conceptmails, offertes, websiteteksten en hulp bij het plannen. Iemand van ons maakt de tekst altijd af.
• Waarvoor niet. Beslissingen over mensen, zoals wie we aannemen. Vragen over contracten en belastingen beantwoordt de bron, niet de chatbot.
• Wat er nooit in gaat. Namen met adressen of telefoonnummers van klanten, foto’s van klanten en hun kinderen, en contracten met opdrachtgevers. Schrijf “de klant” in plaats van een naam.
• Wat een mens nakijkt. Alles wat naar een klant of op de site gaat. Namen, data, prijzen en beloftes kijken we apart na.
• Foto’s. Gewone nabewerking mag. Iets toevoegen of weghalen wat er niet was, doen we alleen als de klant dat weet, en nooit in reportages.
• Eerlijk naar klanten. Vraagt een klant of we AI gebruiken, dan zeggen we waarvoor.
• Twijfel of fout. Bel Lotte, dezelfde dag nog. Het plan voor een datalek staat in de map Afspraken. Melden is altijd goed.
• Opnieuw bekijken. Elk halfjaar, en als er een dienst of een collega bijkomt. De volgende keer is in april 2027.

De afspraken gelden ook voor de freelance retoucheur. Lotte heeft de kaart met hem doorgenomen en dat in haar logboek gezet.

Er staan geen wetsartikelen op en geen algemene waarschuwingen. Elke regel gaat over Lottes eigen werk, en iemand kan hem op het moment zelf toepassen.

Zo maak je de kaart samen

Begin bij wat er echt gebeurt. Vraag iedereen die voor je werkt welke AI hij gebruikt, ook in programma’s die jullie al hadden en met een eigen account. Maak het veilig om eerlijk te zijn: over de gratis chatbot waar al maanden klantvragen in gaan, hoor je alleen als niemand bang is voor jouw reactie.

Schrijf dan een eerste versie. Je kunt Claude daarbij laten helpen: geef je lijst met diensten en risico’s, zonder namen van klanten of collega’s, en vraag om een kaart van één pagina in de je-vorm. Lees elke regel daarna kritisch, want een eerste versie bevat vaak algemene regels die niet bij jullie passen.

Bespreek de kaart in het teamoverleg. Vraag bij elke regel of iemand weet wat hij moet doen als hij in die situatie zit. Pas aan waar het antwoord nee is. Zet de datum en het aanspreekpunt erop, hang hem op en zet hem in de gedeelde map. Geef hem aan nieuwe collega’s op hun eerste dag, en noteer in je logboek dat je dat hebt gedaan.

Het belangrijkste onderdeel van de kaart is vaak de regel over gegevens. Wat een datalek is en wat je moet doen als er toch gegevens in een chatbot terechtkomen, lees je in Persoonsgegevens en AI op het werk.

Bijhouden

Een kaart die een jaar niet is aangeraakt, klopt meestal niet meer. Diensten krijgen nieuwe functies en mensen gaan andere programma’s gebruiken. Soms gaat er ook iets mis waar je van kunt leren. Bekijk hem daarom op een vast moment, bijvoorbeeld elk halfjaar in het overleg, en tussendoor als er een nieuwe dienst of een nieuwe collega bijkomt. Zet bij elke nieuwe versie de datum, en bewaar de oude.

Maak vandaag de eerste versie, ook als er nog alleen de diensten die jullie gebruiken en de gegevens die er nooit in gaan op staan. Wat de KVK in een AI-beleid zou zetten, staat op kvk.nl, en de waarschuwing van de AP over chatbots en datalekken lees je op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Bespreek de kaart in je eerstvolgende overleg, en zet in je agenda wanneer je hem weer bekijkt.