AI-geletterdheid: wat moet je als ondernemer echt doen?

Artikel 4 van de Europese AI-verordening geldt voor bijna elk bedrijf waar iemand AI gebruikt in het werk, ook als dat alleen een chatbot is die teksten herschrijft. Het artikel vraagt dat je maatregelen neemt om de AI-geletterdheid van je mensen te ondersteunen. Welke maatregelen dat zijn, bepaal je zelf, passend bij je bedrijf en bij hoe jullie AI gebruiken. Een certificaat staat er niet in, en sinds juli 2026 staat er zelfs uitdrukkelijk dat je geen bepaald niveau hoeft te garanderen. Voor een klein bedrijf komt het neer op weten wat er gebruikt wordt, uitleggen waar het misgaat, een paar afspraken maken en bijhouden wat je hebt gedaan. Hieronder werk ik dat uit. Het is uitleg, geen juridisch advies.

Voor wie artikel 4 geldt

De AI-verordening heeft het over aanbieders, die AI maken of op de markt brengen, en over gebruiksverantwoordelijken. Dat tweede woord is juridisch voor iedereen die AI onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt, behalve voor iets puur persoonlijks. Een bakker die zijn nieuwsbrief door een chatbot laat herschrijven, is dus gebruiksverantwoordelijke.

Hoe ruim dat is, blijkt uit de vragen en antwoorden van de Europese Commissie. Op de vraag of een bedrijf waar medewerkers ChatGPT gebruiken voor advertentieteksten of vertalingen onder artikel 4 valt, antwoordt de Commissie met ja. Die medewerkers moeten in elk geval weten welke risico’s erbij horen, bijvoorbeeld dat het model feiten verzint. Voor Claude, Copilot of de schrijfhulp in je mailprogramma geldt hetzelfde.

Het artikel gaat over je personeel en over anderen die namens jou met AI werken. De Commissie noemt als voorbeeld een opdrachtnemer of een dienstverlener. Laat je een freelancer teksten maken met AI, dan hoort die er dus bij. Werk je helemaal alleen, dan heb je geen personeel om iets bij te brengen, maar de vragen hieronder zijn voor jezelf net zo bruikbaar.

De plicht bestaat sinds 2 februari 2025. Op 27 juli 2026 kreeg het artikel een nieuwe tekst. Wat er precies veranderde, staat in Artikel 4 van de AI-verordening, na de wijziging van 2026.

Wat AI-geletterd betekent op de werkvloer

De wet omschrijft AI-geletterdheid als de vaardigheden, kennis en het begrip om AI weloverwogen in te zetten, en om te beseffen welke kansen en risico’s het heeft en welke schade het kan aanrichten. Dat klinkt abstract, maar in een klein bedrijf maak je het concreet met een paar vragen. Weet iedereen die met een chatbot werkt dat die soms een feit, een naam of een getal verzint, met dezelfde stelligheid als wanneer het klopt? Weet iedereen welke gegevens er niet in horen, zoals namen en adressen van klanten of iets over iemands gezondheid? Is duidelijk wie een tekst nakijkt voordat die naar een klant gaat? En blijven beslissingen over mensen, zoals wie je aanneemt, bij een mens? Over de gegevens die niet in een chatbot horen, gaat Persoonsgegevens en AI op het werk.

Niet iedereen hoeft evenveel te weten. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), in Nederland de coördinerende toezichthouder op algoritmes en AI, maakt dat onderscheid zelf. Collega’s die nooit met een systeem werken, hoeven de werking niet te kennen, al horen ze wel te weten dat het er is en waarvoor het dient. Wie er dagelijks mee werkt, moet meer weten: hoe het tot een uitkomst komt en waar het fout kan gaan. Hoe groter het risico van een toepassing, hoe meer kennis er nodig is.

De vier stappen van de AP, op kleine schaal

De AP beschrijft een aanpak in vier stappen, bedoeld als plan voor meerdere jaren, en noemt daarbij voorwaarden als een vastgesteld plan, budget en iemand die verantwoordelijk is. In een bedrijf met een handvol mensen ben je dat allemaal zelf. De eerste ronde kost dan een middag, en daarna een vast moment per halfjaar.

1. Identificeren. Zoek uit welke AI er in je bedrijf wordt gebruikt, door wie, waarvoor en met welke gegevens. Vergeet de AI niet die in bestaande software zit, en de chatbots die mensen met een eigen account gebruiken. Heb je voor de AVG een verwerkingsregister, dan is dat volgens de AP een goed vertrekpunt.
2. Doel bepalen. Schrijf per rol op wat iemand moet weten en kunnen. Begin bij de rollen waar het meeste mis kan gaan.
3. Uitvoeren. Leg uit, oefen met echt werk en zet de afspraken op papier. Hoe zo’n pagina eruitziet, lees je in AI-afspraken op het werk, op één pagina.
4. Evalueren. Kijk op een vast moment of het werkt, en stel bij als er iets verandert, zoals een nieuwe dienst, een nieuwe collega of een fout. De AP benadrukt dat dit nooit af is, omdat de techniek blijft veranderen.

Een voorbeeld: een installatiebedrijf met zes mensen

Een verzonnen voorbeeld maakt het tastbaar. Jeroen heeft een installatiebedrijf met vier monteurs en iemand op kantoor. Hij dacht dat AI bij hem alleen de chatbot was waarmee hij zijn offertes netter maakt. Bij de eerste stap blijkt er meer te zijn. Zijn boekhoudpakket leest bonnetjes met AI, het planningsprogramma stelt routes voor, een monteur praat via een vertaalapp met een Poolse collega, en kantoor schreef de laatste vacaturetekst met een gratis chatbot.

Bij de tweede stap kijkt hij per rol wat nodig is. Kantoor moet weten dat een tekst van AI onbedoeld mensen kan afschrikken, dat sollicitatiebrieven niet in een chatbot gaan en dat de keuze voor een kandidaat altijd bij een mens ligt. De monteurs moeten weten dat ze in de vertaalapp geen namen of adressen van klanten zetten, en dat technische waarden uit de handleiding van de fabrikant komen. Jeroen zelf moet weten welke instellingen en voorwaarden er horen bij de diensten die hij kiest, en of hij een zakelijk account nodig heeft.

De derde stap is een half uur in het teamoverleg, met een paar voorbeelden van antwoorden die zelfverzekerd klonken en niet klopten, en een pagina met afspraken die in de bus en in de gedeelde map ligt. Voor de vierde stap zet hij een half uur per halfjaar in zijn agenda, en een extra moment als er een nieuwe collega begint. Na elke stap noteert hij de datum, wie erbij was, wat er besproken is en hoe lang het duurde. Dat overzicht is zijn registratie, en het kostte hem bij elkaar een middag.

Wat je vastlegt, en wat niet hoeft

Volgens de Europese Commissie is een certificaat niet nodig en volstaat een eigen registratie van trainingen en andere maatregelen. De Commissie schrijft ook dat er geen speciale AI-functionaris of vaste bestuursstructuur nodig is, en dat het artikel geen plicht bevat om de kennis van medewerkers te meten. De AP zegt in haar tweede handreiking van oktober 2025 hetzelfde over certificeringen.

Licht betekent niet vrijblijvend. De Commissie schrijft dat een sanctie evenredig moet zijn, en dat die waarschijnlijker wordt als een incident te maken heeft met gebrekkige training of begeleiding. Met een dossier laat je zien wat je hebt gedaan en wanneer. Het toezicht is een zaak van nationale toezichthouders. In Nederland is daarvoor een wetsvoorstel gemaakt, met de AP als toezichthouder op dit artikel en een last onder dwangsom in plaats van een boete. Dat is nog geen wet. Krijg je intussen een aanbod voor een verplicht certificaat, lees dan eerst Bestaat er een verplicht AI-certificaat?

Wat in je dossier komt, is weinig: de lijst uit stap één met een datum, de doelen per rol, je afspraken, en een kort logboek met wat je hebt uitgelegd of geoefend. Zet er ook bij als er iets misging of bijna misging, en wat je ervan leerde. Juist die regels laten zien dat je er werk van maakt.

Begin vandaag met een leeg document dat je AI-dossier noemt. Zet de datum bovenaan, schrijf op wie er in je bedrijf met AI werkt en waarvoor, en reserveer een half uur in je eerstvolgende overleg voor de risico’s en de afspraken. Wat de AP zelf adviseert, staat in Aan de slag met AI-geletterdheid en op haar pagina over AI-geletterdheid. De antwoorden van de Europese Commissie, in het Engels, vind je in de vragen en antwoorden over AI-geletterdheid. Wil je het dossier stap voor stap opbouwen, met een opdracht bij elke stap, dan is daar in het online programma een leerlijn voor.